DLA Piper’s Technology and Strategic Sourcing team recently completed a circa £275 million transformative networks and telephony deal for one of its key clients (one of the UK’s largest financial institutions), which utilised an innovative negotiation method known as ‘applied game theory’ in order to carry out the final negotiation stage of the procurement process. In this paper we compare this applied game theory approach to more traditional negotiation methodologies, seeking to reflect on its advantages, disadvantages and common pitfalls, and set out some tips for anyone else looking to use this method of procurement.

应用博弈论与“传统”的谈判方法

任何合同谈判方法的目的都应该是:(i)提供一份“良好”的协议,该协议是稳健的,但对任何一方来说都不会过于繁重;(ii)在所花费的时间和所需要的努力方面是有效的;(iii)改善或至少维持现有的供应商-客户关系。传统的、大规模的多方竞标者谈判通常包括发出投标书("招标书)打包,之后投标人将回应一份加价合同和任何其他相关文件。然后由客户对投标人的位置进行初步比较。根据客户的具体采购要求(成本、时间、资源等),客户和多个投标人之间的并行谈判通常会随之进行,并根据一套预先定义的评估和评分标准在谈判过程中进行下选。剩下的投标者可能会被要求提交一个最佳和最后的出价("BAFO),然后才会做出最终的合同裁决。在准备谈判时,我们经常建议客户确保他们也有一个最低的可行立场("MVP作为达成合同的基础,这是可以接受的,也是谈判达成协议的最佳选择("BATNA“)在一项协议无法通过谈判达成的事件。

博弈理论can fit within such an approach but in effect replaces the BAFO stage and instead involves the scientific modelling of the interactions between different self-interested parties (the ‘players’), and sets out clear ‘rules’ for a game (in this context, a negotiation) in which the players ‘play’ against each other, with the ‘winner’ then ending up being awarded the relevant contract. The clearly defined rules and processes create a forum in which the behaviours of the different players can steer others and be steered towards a more desirable outcome, adding more structure and transparency, and reducing the risk to a procurement process.

博弈论在实践中

我们最初坚持上述更为“传统”的谈判过程,直到没有剩下的“破坏者”,但仍存在一些实质性问题。在这一点上,“传统的”谈判和文件被“冻结”,因为准备进入应用博弈论过程。

各方听取了关于如何进程将运行,并须正式接受预定义的过程(由第三方顾问所制定的)及其成果。Each of the client’s project workstreams (Commercial, Technical, Finance, Transition & Transformation and Legal) were required to categorise all outstanding issues with the remaining three bidders into ‘material’, ‘nice-to have’, and ‘non-material’ buckets. Those issues deemed ‘material’ were allocated a financial penalty (GBP value) determined by the relevant workstream and moderated across the piece. Conversely, any particularly impressive or favourable elements of a bidder’s proposal (e.g. a particularly innovative solution) were awarded bonuses with a negative financial value (in GBP). These bonuses and penalties were then combined and applied to each bidder’s financial offer/pricing, so as to then produce an adjusted ‘comparison price’, which was said to represent the ‘true’ value of the contract, having taken into account any key issues or bonuses in the bidder’s overall proposal as well as the actual contract price.

The bonuses/penalties and comparison price were then revealed to each of the bidders (i.e. each bidder saw their own bonuses and penalties, but not those applied to the other bidders), who were subsequently given a short time period in which to improve their comparison price by withdrawing (or improving) issues giving rise to a penalty and requoting their solution accordingly. At this stage there was already clear potential ‘winner’, based on who had the lowest comparison price.

所有的参与者被邀请参加“最后的谈判日”,这是应用博弈论过程的最后阶段。这是一个有时间限制的面对面的会议,在此期间客户与每个投标人接触,从出价最低的投标人开始。随后,出价人接受了“现在就接受”的出价,从而有机会先尝试完成交易。天奴)由客户指定的一些侧面条件组成,这些条件基于任何尚未解决的实质性问题。如果领先的竞标者没有接受TINO,从而在当天规定的时间内完成交易,我们会与排名第二的竞标者(基于他们的比较价格)接触,客户再次尝试达成协议。如果交易仍无法完成,各方将进入密封的收购报价程序。就我们的情况而言,在围绕TINO的具体细节进行了一些进一步的谈判之后,当天晚上晚些时候达成了最终协议,无需进入密封的投标程序。

思考

各方都认识到应用博弈论的过程绝不是完美的,就像每一个新过程一样,都有改进的空间。这也是我们的客户第一次如此大规模地使用应用博弈论。尽管如此,执行利益相关者认为这是一个总体上的成功,使合同授予决策过程对客户和投标人都更加透明和客观,并为客户带来了一个总体上更好的交易。

归因货币价值的优秀材料的问题当属过程更具挑战性的方面之一,是极为重要的,因为它直接影响竞买人的最终比较价格(因此,其总排名)。相对容易制造这样的值很大程度上依赖于工作流程。例如,这是一个商业问题,更直接,如投标人不同意提供的£10,000的年度创新基金,如投标人将不得不的+£10,000添加到其比较价格了点球,这将通过降低£2,000每£2,000投标人同意将朝着创新基金。相反,对于法律工作流程,生产用于连接到责任限额的限制的材料问题,货币价值,例如,就比较困难了。它当然是不可能预测这样的条款中的概率时在将来依靠(并因此具有更高或更低的责任帽可能产生的影响),所以将值分配给这样的风险是困难的,短具有水晶球或一组可靠的历史数据,可以预测发生这种情况在未来基于过去的可能性。为了属性合适的值,我们也因此试图提出的职位,从标准的市场位置偏离了类似的交易,并确保这些惩罚不相称的其他工作群组分配的处罚的处罚。

当投标人后来拿到他们的罚金和奖金时,一些人质疑这个数额,并要求提供进一步的信息,说明它是如何计算的,以及他们如何能减少它。另一位竞标者认为他们的奖金被低估了,希望有进一步的机会来展示他们在这方面的能力。过程不允许足够的时间对这两种机会,所以我们建议未来应用博弈理论过程的使用允许中介或讨论等各方之间在奖金/罚款,因为这可以揭示帮助澄清并最终导致更精确的比较分数。

应用博弈论方法对于商品化投标来说无疑是一种有效的方法(已经被证明是这样),在这种情况下,投标者之间的产品是大致相同的,投标主要是根据价格来评估的。然而,我们在一个大型、复杂和多方面的交易环境中应用了该理论,在这个环境中,建议以多种方式进行评估,并且有许多可移动的部分和解决方案的细微差别,因此提出了一些挑战。例如,它是不可行的(尽管我们尽了最大努力),有谈判的最后一天”真正的最后讨论一些悬而未决的问题,由于交易的性质,我们还解决问题和竞争出现了新的问题,直到日期签名。此外,博弈论过程使用了一种完全定量的方法来评估哪个投标人应该赢得合同,然而,更传统的谈判过程通常也固有地包括一些定性分析(例如投标人与客户的文化契合度),这是该过程所缺乏的。我们建议在应用博弈论的应用中考虑定性措施,并对这些定性方面进行奖励/惩罚,与定量方法相同。

建议使用

对于那些希望利用其今后的采购过程中应用博弈论,我们提出以下建议:

  1. 一个大小并不适合所有人
    仔细考虑你的交易是否适合应用博弈论,以及这种过程的性质是否符合你作为客户的利益例如,如果交易背后的深层诱因仅节约成本,这可能是对你有用的方法,但如果交易是特别复杂,它可能是最好的,如果仅在采购的最后使用这个,总之,在关键问题少数维持并与承认进一步的讨论和谈判,甚至可以按照使用博弈论过程的需要。
  2. 沟通是关键
    请记住,你将进入一个长期的安排与你的投标人之一,所以请确保您建立良好的基础,为采购过程中的这种关系。参与利用应用博弈论所有利益相关者必须了解的过程是如何工作的,其目的后面使用它,以及如何将纳入更广泛的采购过程。
  3. 保持竞争力
    虽然试图确保过程中的透明度,以投标人是帮助激励他们重要的,这必须保留尽可能多的竞争紧张地进行平衡。Don’t show your hand by revealing internal pressures (such as the use of timeboxed negotiations and down-selection dates) too early or even reveal the finer detail as to how the game theory scoring/price adjustments will work, as you may otherwise find that the bidders will actually stop negotiating and instead will start to ‘store up’ issues for trade off on the final day. Ensure you maintain at least a two horse race until most, if not all, material issues have been agreed, and allocate costs and resources appropriately in order to do so. Equally, bidders are unlikely to fully engage unless they truly believe they have a chance of winning, so take care not to cross the line and push a bidder so hard that they walk away – awarding measured bonuses as well as penalties will help to minimise the risk of this happening.
  4. 定性分析与定量分析
    如果您选择使用流程,确保在计划这样做时,您确切地考虑您的采购主要目标是什么:一个创新的解决方案,保持成本下降,还是最低风险的选择?这些应该形成定性和定量的评估标准,你将评估投标人,因为当双方同意受决定过程的约束,你将受这些约束来决定合同授予。如果这些标准不仔细考虑,结果可能是一个政党能有效地“游戏”应用博弈理论,使一个特定的刑罚尤其是惩罚性的,或不公平的奖金分配价值的一个特别好的方面投标人的提议,以对抗那些定性方面,否则应该被包括在内。
  5. 准备灵活一点
    谈判中一个常见的失败是缺乏灵活性——这与应用博弈论同样相关。在我们的交易,各方同意使用博弈论过程和一定的决策结果,投标人想要更多的时间和我们的客户讨论背后的原因在其他领域一定的惩罚和展示他们的能力,他们觉得他们没有得到足够的认可。尽管有项目管理的最后期限,但移出时间线以便允许这样的讨论对双方都有好处,所以确保你的应用博弈论过程允许这样。

请联系任何问题,你可能会担心在采购过程中的应用博弈论的作者,或在技术和战略采购团队金博宝188转账你平常的DLA Piper律师事务所联系。